Effective Date: April 28th 2026

Our Responsibilities Nuestras responsabilidades

• Maintain the privacy and security of your protected health information.Mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida.
• Provide this Notice of Privacy Practices to patients and guardians.Proporcionar este Aviso de Prácticas de Privacidad a pacientes y tutores.
• Follow the terms of the notice currently in effect.Seguir los términos del aviso actualmente vigente.
• Notify you if a breach occurs that may compromise your information.Notificarle si ocurre una violación de seguridad que pueda comprometer su información.

How We May Use and Share Your Information Cómo podemos usar y compartir su información

TreatmentTratamiento

We may use and share your information to provide dental care, including exams, cleanings, X-rays, diagnosis, treatment planning, preventive care, restorative care, referrals, and coordination with other providers. Podemos usar y compartir su información para brindar atención dental, incluyendo exámenes, limpiezas, radiografías, diagnóstico, planificación de tratamiento, cuidado preventivo, cuidado restaurativo, referencias y coordinación con otros proveedores.

PaymentPago

We may use and disclose your information to bill and collect payment from Oregon Health Plan, Medicaid, private dental insurance, patients, guardians, or other responsible parties. Podemos usar y divulgar su información para facturar y recibir pago de Oregon Health Plan, Medicaid, seguros dentales privados, pacientes, tutores u otras partes responsables.

Healthcare OperationsOperaciones de atención médica

We may use your information to operate our mobile dental services, improve quality, train team members, conduct compliance reviews, manage records, schedule care, and support billing and administrative functions. Podemos usar su información para operar nuestros servicios dentales móviles, mejorar la calidad, capacitar al equipo, realizar revisiones de cumplimiento, administrar registros, programar atención y apoyar funciones administrativas y de facturación.

Mobile, School-Based, Shelter, and Community ClinicsClínicas móviles, escolares, refugios y comunitarias

OMCDS provides mobile dental services at schools, shelters, community sites, and similar partner locations. We may coordinate limited necessary information with authorized school staff, nurses, case managers, shelter staff, program coordinators, parents, guardians, or caregivers when needed for scheduling, consent, safety, follow-up, emergency contact, and care coordination. OMCDS brinda servicios dentales móviles en escuelas, refugios, sitios comunitarios y lugares asociados similares. Podemos coordinar información limitada y necesaria con personal escolar autorizado, enfermeros, administradores de casos, personal de refugios, coordinadores de programas, padres, tutores o cuidadores cuando sea necesario para programación, consentimiento, seguridad, seguimiento, contacto de emergencia y coordinación de atención.

CommunicationComunicación

We may contact you by phone, voicemail, email, or text message about appointments, consent forms, treatment, follow-up care, billing, insurance, or administrative matters. You may request a preferred method of communication. Podemos comunicarnos con usted por teléfono, mensaje de voz, correo electrónico o mensaje de texto sobre citas, formularios de consentimiento, tratamiento, seguimiento, facturación, seguro o asuntos administrativos. Usted puede solicitar un método de comunicación preferido.

Public Health, Safety, and Legal RequirementsSalud pública, seguridad y requisitos legales

We may disclose information when required or permitted by law, including public health reporting, abuse or neglect reporting, health oversight activities, court orders, law enforcement requests, emergency situations, or to prevent a serious threat to health or safety. Podemos divulgar información cuando la ley lo requiera o permita, incluyendo reportes de salud pública, abuso o negligencia, supervisión de atención médica, órdenes judiciales, solicitudes de las autoridades, emergencias o para prevenir una amenaza grave a la salud o seguridad.

Children, Minors, Parents, and Guardians Niños, menores, padres y tutores

OMCDS treats children and minors. A signed parent or guardian consent form is generally required before non-emergency dental care is provided through a school, shelter, or community clinic. We may also request health history, allergy information, insurance information, and emergency contact information. OMCDS atiende a niños y menores. Generalmente se requiere un formulario de consentimiento firmado por el padre, madre o tutor antes de brindar atención dental no urgente en una escuela, refugio o clínica comunitaria. También podemos solicitar historial médico, información sobre alergias, seguro e información de contacto de emergencia.

We follow Oregon and federal laws regarding parental and guardian access to minors’ health information. Some services or situations may have additional confidentiality protections under Oregon law. Seguimos las leyes de Oregon y las leyes federales sobre el acceso de padres y tutores a la información de salud de menores. Algunos servicios o situaciones pueden tener protecciones adicionales de confidencialidad bajo la ley de Oregon.

Uses Requiring Written Authorization Usos que requieren autorización por escrito

We will obtain written authorization before: Obtendremos autorización por escrito antes de:

• Using your information for marketing when authorization is required by law.Usar su información para mercadeo cuando la ley requiera autorización.
• Selling your protected health information.Vender su información médica protegida.
• Sharing information for purposes not otherwise allowed by law.Compartir información para fines no permitidos por la ley.

Your Privacy Rights Sus derechos de privacidad

• Access:Acceso: You may request a copy of your dental records.Puede solicitar una copia de sus registros dentales.
• Amendment:Corrección: You may request a correction if you believe information is inaccurate or incomplete.Puede solicitar una corrección si cree que la información es incorrecta o incompleta.
• Restrictions:Restricciones: You may request limits on how we use or share your information.Puede solicitar límites sobre cómo usamos o compartimos su información.
• Confidential communications:Comunicaciones confidenciales: You may ask us to contact you in a specific way or at a specific location.Puede pedirnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica o en un lugar específico.
• Accounting of disclosures:Lista de divulgaciones: You may request a list of certain disclosures of your information.Puede solicitar una lista de ciertas divulgaciones de su información.
• Copy of this notice:Copia de este aviso: You may request a paper or electronic copy of this notice at any time.Puede solicitar una copia impresa o electrónica de este aviso en cualquier momento.

How We Protect Your Information Cómo protegemos su información

Third-Party Vendors and Business Associates Proveedores externos y socios comerciales

We may use trusted vendors to support billing, electronic records, insurance verification, communications, technology, or administrative services. When required by law, these vendors must agree to protect your information. Podemos usar proveedores confiables para apoyar la facturación, registros electrónicos, verificación de seguro, comunicaciones, tecnología o servicios administrativos. Cuando la ley lo requiera, estos proveedores deben aceptar proteger su información.

Complaints Quejas

If you believe your privacy rights have been violated, you may contact our Privacy Officer: Si cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede comunicarse con nuestro Oficial de Privacidad:

You may also file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights. We will not retaliate against you for filing a complaint. También puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

Changes to This Notice Cambios a este aviso

We may update this notice from time to time. The updated notice will apply to information we already have and any information we receive in the future. The current version will be posted on our website. Podemos actualizar este aviso ocasionalmente. El aviso actualizado se aplicará a la información que ya tenemos y a cualquier información que recibamos en el futuro. La versión actual estará publicada en nuestro sitio web.